Betalning av leverantörsfakturor bör ske fortlöpande och på avtalad betalningsdag för att undvika ytterligare kostnader och för att bibehålla goda relationer med leverantörer. Om ingen kredittid på förhand har avtalats så gäller 30 dagars kredit.

Innan en faktura betalas så måste först riktigheten kontrolleras, det görs lämpligast av den som beställt och mottagit varan eller tjänsten. Om det är någon annan än beställare och mottagare som kontrollerar riktigheten så bör det finnas ett system så att fakturan kan prickas av på ett tillförlitligt sätt. Fakturan ska vara attesterad av behörig person innan betalningsuppdraget skickas vidare till banken.

På samma sätt som det finns formella krav på upprättande av en kundfaktura så är det viktigt att dessa formkrav efterlevts på de leverantörsfakturor ett företag får. Om formkraven inte uppfyllts finns det riska för att företaget exempelvis kan komma att nekas momsavdrag.

Leverantörsbetalningar kan ske genom:

  • Manuell betalning, man lägger manuellt in betalning till sin bank, antingen via internet eller via brevgiro
  • Autogiro, genom en fullmakt kan leverantören själv reglera fordringen på förfallodagen genom en dragning från kundens bankkonto
  • Via fil, leverantörsfakturan registreras i ett ekonomisystem och från ekonomisystemet genereras sedan en fil innehållande flera betalningar, filen överförs sedan till banken
  • E-faktura, fakturan skickas elektroniskt till internetbanken där den ska godkännas innan den automatiskt betalas
  • Kontant, en ovanlig betalform av leverantörsfakturor men det kan existera om en kund till exempel gravt misskött sina betalningar